长期不办理董事改选登记,公司竟会被「视为解散」?——从视为解散到公司继续登记的完整流程

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如果您认为「这么多年公司也没什么变化」,就一直没有为董事办理改选登记,请务必留意。事实上,如果一家股份有限公司自最后一次登记之日起12年内完全没有办理任何登记,法务局将会依职权强制将该公司「解散」。很多情况下,公司负责人自己并未察觉,直到要出售不动产或向金融机构申请贷款、查询登记簿时才第一次发现这一情况。

本所位于西东京市·田无站附近,主要为西东京市、东久留米市、小平市一带的客户提供公司登记相关咨询服务,但近年来因公司陷入休眠状态而前来咨询登记问题的客户明显增多。本文将从司法书士的角度,为您梳理说明从「视为解散」到恢复公司继续经营(会社継続)登记的完整流程。

为什么会被「视为解散」

股份有限公司董事的任期最长为10年(非公开公司在章程中延长任期时的上限)。因此,原则上公司在10年之内必然会发生某种登记(例如董事的重任登记等)。

然而,如果怠于办理改选登记,自最后一次登记之日起经过12年,法务大臣就会在《官报》上公告,确认该公司「是否仍在继续经营」。如果公告后2个月内公司仍未提交「尚未停止营业」的申报,或办理相关登记,该公司届满时即被视为已经解散。这就是所谓休眠公司的「视为解散」制度(日本《公司法》第472条)。即使公司并无主动歇业的意愿,仅因疏于办理登记手续,也可能陷入这一状态,这正是该制度令人担忧之处。

恢复公司需要办理的三项登记

即使已经陷入「视为解散」的状态,也不必灰心。只要按顺序完成以下三个阶段的登记,就可以使公司得以继续经营。

① 依职权办理的解散登记

当符合视为解散的条件时,法务局会依职权办理「解散」登记。该登记并非由公司一方申请,而是法务局单方面处理后即已记载在登记簿上的状态。此时,公司将由通常的经营公司(由董事负责业务执行)转变为清算股份有限公司,此前董事及代表董事的登记事项也会被划线注销。

② 法定清算人登记

公司解散后,必须设置负责清算事务的「清算人」。如果公司章程中没有关于清算人的规定,股东大会也未另行选任清算人,则解散时的董事将自动成为清算人(法定清算人,《公司法》第478条第1款第1项)。但这一身份并不会自动登记,还需要另行申请办理清算人(及代表清算人)的就任登记。

办理该登记时,由于通常属于这种由法定清算人进行的清算(法定清算),需要附上公司章程;如果委托司法书士等代理人办理申请,还需要提供委托书。此外,由于解散后原代表董事的印鉴(公司此前登记的印章)将被视为作废,因此需要以代表清算人的身份重新办理印鉴备案手续,此时还需附上代表清算人本人的印鉴证明书。该清算人登记所需的登记许可税,无论资本金多少,均为9,000日元。

◆需要特别注意的一点:监事与董事不同,不会因公司解散而当然离任
董事因公司解散而当然丧失其地位,相关登记事项也会被注销;但监事的情形有所不同。由于清算股份有限公司仍然可以设置监事(《公司法》第477条第4款),因此在解散前已设置监事的公司,即便办理了解散登记,监事的登记事项也会原样保留,不会被注销。也就是说,在办理清算人登记时,无需重新选任监事,只要监事的任期尚未届满,在登记簿上就会继续保持在任状态(如果监事本人的任期届满时间另行到来,则需要在届满时办理选任等手续。即便股东大会未重新作出选任决议,监事作为监事的责任仍然持续存在)。很多人误以为「公司一旦解散,所有员工就会全部消失」,但监事的地位会原样维持,这一点请务必注意。

③ 公司继续登记

自视为解散之日起3年以内,可以通过股东大会的特别决议(出席股东表决权三分之二以上同意)使公司继续经营(《公司法》第472条第2款)。这个3年的期限没有任何宽限余地,一旦超过,公司继续经营的途径将被彻底关闭,公司只能走向清算结束。

在作出继续经营的决议时,为了从清算人体制恢复为通常的董事体制,通常会在同一次股东大会上重新选任董事(如为设董事会公司,还需选任代表董事)。公司继续登记必须在决议之日起2周以内,向公司总部所在地的法务局申请办理(《公司法》第915条第1款)。实务中,如果清算人登记尚未办理,通常会将「清算人就任」「公司继续」「清算人退任」「董事(及代表董事)就任」等事项一并申请登记。

所需材料大致包括:股东大会议事录、就任承诺书、新就任董事等人员的印鉴证明书及身份确认证明等。登记许可税方面,公司继续登记为3万日元,董事等的就任、重任登记约为1万日元左右(根据资本金金额等有所不同),仅供参考,具体金额会因登记内容而有所增减,建议就细节另行确认。

总结

从视为解散状态恢复公司继续经营,是一项需要准确管理3年期限、并妥善处理清算人、监事、董事各自地位的手续。如果您担心「自己的公司是否也已经出现问题」「是否已经被解散了」,请在期限届满之前,尽早向司法书士咨询。西东京市、东久留米市以外的地区,本所同样可以提供全国范围的服务。